Gestión documental institucional sin papel, sin caos, con trazabilidad completa.
Filebaze centraliza oficios, memorandos, trámites, firmas electrónicas, ventanilla, archivo y workflow documental en una sola plataforma web.
- Firma electrónica institucional
- Workflow documental completo
- Multiempresa y multiusuario
- Historial y trazabilidad total
Recibidos
12 documentos · 3 sin leer
Diseñado para organizaciones que manejan documentos oficialmente
Desde un municipio con 200 funcionarios hasta una empresa privada con flujos de aprobación, Filebaze se adapta sin perder rigor institucional.
Instituciones públicas
- Municipios y GADs
- Secretarías y ministerios
- Empresas públicas
Universidades y centros educativos
- Memorandos académicos
- Oficios institucionales
- Trámites internos
Empresas privadas
- Aprobaciones
- Procesos internos
- Comunicaciones oficiales
Departamentos legales
- Control documental
- Historial inalterable
- Archivo físico y digital
Elimina el desorden documental y recupera el control
Lo que antes vivía entre correos, papeles y carpetas, ahora vive en un solo lugar — con responsables, plazos e historial.
Sin Filebaze
- ✕Documentos perdidos entre correos y carpetas
- ✕Trámites sin seguimiento ni responsable claro
- ✕Oficios en papel que se traspapelan
- ✕No saber quién tiene un documento ahora mismo
- ✕Falta de trazabilidad cuando llega una auditoría
- ✕Procesos lentos por firmas físicas
- ✕Múltiples versiones del mismo archivo
- ✕Correos desorganizados como sistema oficial
Con Filebaze
- Historial completo de cada acción
- Workflow documental con responsables
- Bandejas organizadas por estado
- Trazabilidad por usuario, fecha y hora
- Reporte de auditoría listo en segundos
- Firma electrónica institucional
- Versionado y autoguardado del editor
- Plataforma centralizada y oficial
Una plataforma completa para el ciclo documental
Todo lo que tu equipo necesita para crear, firmar, enviar, rastrear y archivar documentos institucionales.
Editor profesional
Editor tipo Google Docs sobre formato institucional A4. Tablas, imágenes, plantillas y autoguardado.
Firma electrónica
Numeración oficial automática al firmar. Verificación por QR en el PDF generado.
Workflow documental
Reasignar, devolver, informar, archivar y dirigir documentos — cada acción queda registrada.
Bandejas inteligentes
Recibidos, Enviados, Elaboración, Archivados y más. Organización clara por estado.
Trazabilidad completa
Cada acción queda registrada en el historial: quién, cuándo, desde dónde, qué hizo.
Ventanilla ciudadana
Radicación de documentos externos, validación de identidad y comprobante PDF con QR.
IA integrada
Mejora automática de redacción institucional, sin alterar el formato del documento.
Multiempresa
Varias organizaciones desde una sola cuenta, con datos aislados y branding propio.
Así fluye un documento dentro de Filebaze
Del borrador al archivo, cada paso queda registrado con responsable, fecha y firma.
Crear
Desde plantilla o en blanco.
Editar
Adjunta archivos y formatea.
Firmar
Firma electrónica + numeración.
Enviar
A destinatarios internos o externos.
Tramitar
Recibir, asignar, responder.
Archivar
Archivo digital y físico.
María Paredes creó el documento
2026-04-26 08:14
María Paredes firmó electrónicamente — OFI-2026-0124
2026-04-26 08:32
Sistema envió a Mario Suárez (Director Financiero)
2026-04-26 08:32
Mario Suárez recibió el documento
2026-04-26 09:01
Mario Suárez reasignó a Ana Vargas con comentario
2026-04-26 09:14
Ana Vargas archivó en expediente PRE-2026-Q2
2026-04-27 11:02
Redacta documentos institucionales fácilmente
- Editor tipo Google Docs con formato A4
- Tablas, imágenes redimensionables y listas
- Plantillas globales y personales
- Autoguardado al editar
- Exportación automática a PDF
Municipio del Cantón Mejía
MEMORANDO Nº MEM-2026-0087
PARA: Director Administrativo Financiero
DE: Jefatura de Talento Humano
ASUNTO: Solicitud de capacitación institucional Q2 2026
De mi consideración:
Por medio del presente, solicito a usted muy atentamente autorizar la ejecución del programa de capacitación...
[el texto continúa]
Controla el recorrido de cada documento
- Reasignar a otro funcionario con comentario
- Devolver con observaciones
- Informar a personas adicionales (CC)
- Asumir o dirigir el documento
- Estado visible en todo momento
OFI-2026-0124
En trámite · Asignado a Mario Suárez
Recibe documentos ciudadanos digitalmente
- Radicación de documentos externos
- Validación de cédula, RUC o pasaporte
- Comprobante PDF con código QR
- Asignación automática al departamento
- Historial de trámites por ciudadano
Comprobante TR-2026-00482
PDF generado con QR de verificación
Organiza el trabajo documental por bandejas
- Recibidos — pendientes de tu acción
- Enviados — todo lo que has emitido
- En elaboración — borradores activos
- Archivados — cierre del ciclo
- Informados, reasignados y destacados
Mis bandejas
Seguridad, auditoría y control institucional
Filebaze está diseñado para soportar auditorías, inspecciones y procesos internos donde cada documento debe poder responder: quién hizo qué, cuándo y por qué.
Historial inalterable
Cada acción se registra de forma permanente.
Trazabilidad completa
Quién, cuándo, desde dónde y qué hizo.
Roles y permisos
Control granular por departamento y función.
Multiempresa aislado
Cada organización con sus propios datos.
Confidencialidad
Niveles de acceso por documento.
Auditoría de acciones
Reporte completo para revisiones internas.
Subrogaciones
Reemplazos automáticos por vacaciones.
Respaldo documental
Backups y almacenamiento configurable.
● 08:14 — María Paredes · creó documento · IP 192.168.10.4
● 08:32 — María Paredes · firmó electrónicamente · OFI-2026-0124
● 09:01 — Mario Suárez · abrió documento · IP 192.168.10.22
● 09:14 — Mario Suárez · reasignó a Ana Vargas + comentario
● 11:02 — Ana Vargas · archivó en expediente PRE-2026-Q2
Asistente de IA integrado para mejorar documentos
Filebaze incluye un asistente que ayuda a tu equipo a redactar mejor — sin reemplazar al funcionario y sin alterar el formato institucional.
- Mejora la redacción institucional
- Reduce redundancias y muletillas
- Optimiza el lenguaje formal
- Mantiene el formato del documento
- No altera la estructura institucional
Texto original
Te mando este memo para decirte que necesito que aprueben lo que pedí la semana pasada porque ya pasó mucho tiempo.
Sugerencia institucional
Por medio del presente, me dirijo a usted con el fin de solicitar la aprobación correspondiente a la petición remitida con anterioridad, considerando el tiempo transcurrido desde su envío.
Cambiar empresa
Municipio del Cantón Mejía
Director Financiero
Empresa Pública de Agua Potable
Asistente Administrativo
Fundación Cultural Andes
Voluntario
3
Organizaciones
12
Departamentos
9
Roles
Diseñado para crecer con tu organización
Una sola cuenta para gestionar varias organizaciones con datos completamente aislados. Cambia entre empresas con un click — cada una con su propio branding, departamentos, roles y bandejas.
- Multiempresa con datos aislados
- Departamentos y subdepartamentos
- Roles del sistema + roles personalizados
- Branding institucional propio
- Escalabilidad sin límites de usuarios
- Asignación granular de permisos
Capturas reales del sistema en uso
No vendemos humo — esto es lo que verás cuando empieces a usar la plataforma.
12
Recibidos
47
Enviados
3
Pendientes
Dashboard
Vista general institucional
OFI-2026-0124
FirmadoPara: Dir. Financiero
Asunto: Aprobación de presupuesto Q2
Detalle de documento
Recorrido y acciones
Municipio Mejía
OFICIO Nº OFI-2026-0124
Mejía, 26 de abril de 2026
Señor
Mario Suárez
María Paredes
PDF firmado
Con QR de verificación
Mis tareas
Tareas y plazos
Vinculadas al documento
Plantillas
Oficio general
Global
Memorando interno
Personal
Circular RRHH
Global
Resolución
Personal
Plantillas
Globales y personales
Ventanilla — Nuevo trámite
Ventanilla
Trámite ciudadano
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- Setup en minutos
- Sin tarjeta de crédito
- Hasta 25 usuarios gratis
- Soporte por correo
Digitaliza el flujo documental de tu organización
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